Aprire una Campagna di revisione
- Area funzionale
- Amministrazione
- Data
- 30/04/2014
- Autore
- Grazia Del Giudice
Cosa
La campagna di revisione è una delle tre tipologie di campagne gestite all’interno del Sigecweb finalizzate alla predisposizione delle aree di lavoro e all’assegnazione degli incarichi per lo svolgimento delle attività catalografiche. Più specificatamente la campagna di revisione è la modalità che consente di rimettere in lavorazione schede di catalogo presenti nella banca dati di un Ente competente, affinché possano essere sottoposte ad aggiornamento e/o integrazione dei contenuti scientifici.
Chi
L’apertura della campagna di revisione può essere effettuata da un qualsiasi utente che abbia profilo di Amministratore su un Ente Schedatore o su un Ente Competente.
L’Amministratore dell’Ente Schedatore può predisporre gli ambienti di lavoro e assegnare gli incarichi di catalogazione, ma compete solo all’Amministratore dell’ente Competente, associato alla (o alle) attività agganciate alla campagna di revisione, l’associazione del verificatore scientifico e l’invio in revisione delle schede di catalogo. Le schede che possono essere sottoposte ad attività di revisione devono avere stato uguale o superiore a “verificata scientificamente”.
Quando
È a discrezione dell’Amministratore ponderare e valutare l’opportunità di avvio di una campagna di revisione, in base alle risorse che avrà disponibili e alla natura dell’intervento da effettuare.
Quando l’amministratore di un Ente Schedatore associa l’Ente Competente all’attività di revisione, il sistema non invia alcuna notifica automatica, pertanto è consigliabile inviare adeguata comunicazione all’Ente Competente o, ancor meglio, programmare insieme le attività di revisione che si intendono effettuare.
Come procedere
Dal menù di GESTIONE, cliccare su Creazione nuova campagna, e completare il box con le informazioni obbligatorie. Il campo Tipo campagna dovrà essere valorizzato con “Campagna di revisione”, selezionabile dal menù a tendina. Il campo Denominazione campagna non può contenere più di 40 caratteri. Si consiglia di inserire il Progetto di catalogazione di riferimento, se presente nel menù a tendina. Terminare l’operazione cliccando sul tasto Crea campagna.
Dal Dettaglio Campagna cliccare su Crea nuova attività e proseguire con la compilazione delle informazioni obbligatorie richieste. Il campo Nome attività non può contenere più di 32 caratteri. Processare l’operazione cliccando su Crea attività.
La campagna di revisione non prevede richieste di numeri di catalogo generale (NCT), perché le schede che vengono rimesse in lavorazione sono già presenti in banca dati SIGECweb nello stato uguale o superiore a “verificate scientificamente” e pertanto sono già dotate di NCT.
Dal Dettaglio Attività sarà possibile procedere con l’associazione degli utenti compilando i campi Utente, Profilo e Ruoli attivabili, prestando particolare attenzione a quest’ultimo: il valore nel riquadro è correlato al tipo di Profilo selezionato, ma per attivarlo occorre cliccarvi sopra.
Ad ogni attività configurata nella campagna di revisione è possibile associare N catalogatori, ma si può registrare un solo verificatore scientifico per attività di revisione.
L’Amministratore dell’Ente Competente procede alla selezione delle schede da inviare in revisione e all’assegnazione ai diversi catalogatori associati alle attività. Dal riepilogo dei dati l’amministratore potrà selezionare le schede da inviare nelle diverse attività. Potrà agire sul riepilogo generale utilizzando i filtri di ricerca o scegliere tra le diverse tipologie di schede presenti in banca dati attraverso un menù di navigazione ad albero: per aprire un elenco di risultati specifico occorre selezionare il numero accanto al tipo di scheda prescelto.
L’operazione di invio in revisione di schede può essere eseguita massivamente su un insieme di oggetti: dopo aver effettuato una ricerca in base a specifici criteri, senza effettuare nessuna selezione di schede, cliccare il tasto Invia schede in revisione: il sistema chiederà conferma se si vuole eseguire l’operazione su tutto il risultato.
Nel caso invece si voglia procedere con l’invio in revisione di schede presenti in una singola pagina, si può operare selezionandole dal quadratino nella prima colonna a sinistra, accanto all’immagine. Si ricorda che il sistema memorizza la selezione effettuata solo nella pagina corrente, pertanto non è possibile selezionare schede presenti su pagine diverse; successivamente cliccare su Invia schede in revisione presente nella barra degli strumenti in basso, e impostare nel box che si apre le informazioni richieste (campagna, attività, catalogatore); infine processare l’operazione con il tasto invia schede in attività di revisione selezionata.
Il box presenta tutte le campagne di revisione create dall’ente e con lo stato “in corso”, per ognuna di esse le relative attività e per ogni attività gli utenti ad essa associati con il ruolo di catalogatore.
Al termine dell’operazione il sistema notifica il risultato fornendo l’elenco delle schede inviate nell’attività di revisione precedentemente specificata.
Nel caso in cui il numero delle schede inviate in revisione sia superiore a 20 il sistema invia all’amministratore una e-mail di notifica con l’esito dell’operazione.
Il risultato
Se il flusso per la predisposizione della campagna di revisione viene eseguito correttamente, secondo i passaggi sopra descritti, i risultati saranno i seguenti:
- Nella banca dati dell’Ente le schede sottoposte a revisione saranno contraddistinte dalla dicitura “inviata in revisione”, posta accanto all’NCT e visibile nella colonna Codice Univoco del Riepilogo dati. L’attributo aiuta il controllo delle attività ma non indica la modifica dello stato della scheda (verificata scientificamente, validata o pubblicata); solo al termine delle attività di revisione la scheda verificata scientificamente dal verificatore storicizzerà la scheda in BD e l’attributo non sarà più presente.
- Nell’area di lavoro del catalogatore, nell’attività aperta all’interno della campagna di revisione, le schede compariranno nel Riepilogo dati e saranno nello stato In Lavorazione.
Note
Non è possibile inviare in revisione schede che siano già presenti in una attività di revisione.
Non è possibile importare schede in una attività di revisione che non abbiano lo stesso NCT (numero di catalogo generale) di quelle già presenti.
Se si importano schede nell’attività di revisione che non hanno lo stesso NCT di quelle già presenti, il sistema nel log dell’importazione le rileva come “non appartenenti all’attività”. Se si importano schede nell’attività di revisione che hanno lo stesso NCT di quelle già presenti, il sistema nel log dell’importazione le rileva come “duplicate”, ma consente eventualmente di sostituirle a quelle presenti nell’area del catalogatore utilizzando la funzione “storicizza scheda esistente”. E’ anche possibile storicizzare la scheda importata utilizzando la funzione “storicizza scheda importata”.
Se vengono cancellate schede in lavorazione in una attività di revisione, non sarà possibile importarle, ma dovrà essere l’amministratore dell’Ente Competente a inviarle nuovamente in revisione nell’attività.
Quando una scheda inviata in revisione viene verificata scientificamente storicizza la copia presente in banca dati e nel Riepilogo dati sparisce la dicitura “inviata in revisione” che compare tra parentesi di seguito al codice univoco.
Sebbene il processo di revisione consenta di inserire nelle attività, nello stato In Lavorazione, anche le Entità Multimediali e gli Authority files allegati alle schede di catalogo, occorre precisare che al momento l’eventuale aggiornamento dei contenuti di questi oggetti, in termini di storicizzazione di quanto già presente in banca dati, non è ancora gestito all’interno del sistema. Si invitano pertanto gli utenti a non procedere se non strettamente necessario. Per ulteriori chiarimenti sull’argomento consultare il manuale sulla Storicizzazione.