Associare un utente ad una attività

Cosa

L’associazione di un utente ad un’attività in SIGECweb è l’operazione necessaria per affidare ad un determinato utente un incarico di catalogatore o di verificatore scientifico in una specifica attività di catalogazione.

Ad una stessa attività possono essere agganciati uno o più catalogatori, mentre l’associazione con il verificatore scientifico dipende dal tipo di attività da svolgere: se l’attività è di nuova catalogazione si possono associare più verificatori scientifici, a ciascuno dei quali verrà assegnato un range di numeri di catalogo tra quelli presenti nell’attività in questione. Alle attività di revisione e di digitalizzazione, invece, potrà essere associato un solo verificatore scientifico, poiché per esse è prevista una diversa gestione degli NCTN.

Chi

L’associazione dell’utente all’attività viene compiuta dall’amministratore dell’ente per il quale l’utente deve ricoprire l’incarico.

L’associazione di un utente con il profilo di catalogatore può essere definita dall’amministratore di qualsiasi ente schedatore o competente. L’associazione con il profilo di verificatore scientifico può essere definita solo dall’amministratore dell’ente competente. (Per eventuali chiarimenti su ente schedatore ed ente competente si rimanda alla nota prot. 3263 del 30.11.2012 pubblicata sul sito di ICCD).

Quando

Si può effettuare contestualmente alla creazione dell’attività o successivamente, quando l’amministratore lo ritiene più opportuno. Se necessario possono essere aggiunti utenti ad una attività in qualsiasi momento, purché, in caso di attività di nuova catalogazione, vi siano disponibili NCTN da assegnare.

Come procedere

Per accedere alla funzione l’amministratore, avendo già creato l’attività e l’utente, deve entrare nella sezione Attività > Gestione attività posta nel menù di sinistra. Si aprirà la pagina di gestione delle attività create dall’ente che sta operando.

Selezionare l’attività a cui si vuole associare l’utente e dalla colonna Operazioni posta in corrispondenza di ciascuna attività riportata nell’elenco, cliccare sulla voce Dettaglio.

Si apre una finestra di riepilogo con i dati relativi all’attività. Cliccare sul comando Associa utente ad attività posto nella barra in basso.

Nella finestra che compare, l’attività è già presente ed è necessario selezionare l’utente che si vuole associare: è possibile inserire le iniziali del cognome per filtrare rapidamente gli utenti. Una volta individuato l’utente, bisognerà scegliere il profilo da assegnare e successivamente, in base al profilo scelto, i ruoli attivabili: di norma nella casella compare soltanto un ruolo attivabile, ma in casi particolari può essere più di uno (ad esempio per alcuni enti, come ICCD, è possibile assegnare un profilo di amministratore con i ruoli contemporanei di catalogatore e verificatore), per questo motivo deve essere comunque selezionato, facendolo diventare blu come nell’immagine soprastante.

Nel caso di attività di nuova catalogazione è necessario definire anche quanti e quali NCTN quel determinato utente avrà a disposizione, ovvero se tutti quelli assegnati all’attività o solo una parte. Solo per questo tipo di attività è possibile associare oltre ad uno o più catalogatori, anche uno o più verificatori scientifici, indicando le quantità di numeri e gli intervalli di NCTN su cui ognuno di loro dovrà operare.

Dopo aver inserito la quantità di numeri da assegnare, si può cliccare sul tasto Pre-imposta numeri e il sistema provvederà in automatico ad assegnare un range di NCTN tra quelli disponibili. Questo strumento è molto utile ed evita che possono essere commessi errori nel digitare a mano l’intervallo di NCTN da assegnare all’utente. In casi particolari o per specifiche esigenze è comunque possibile inserire a mano l’intervallo di NCTN, specificando i valori nei campi Numeri da: e Numeri a:

Per le attività di nuova catalogazione i dati relativi alla quantità di numeri e al range di NCTN da assegnare sono obbligatori.

Una volta inseriti i dati richiesti cliccare sul tasto Conferma posto in basso.

Nel caso in cui gli utenti debbano essere associati ad attività di digitalizzazione o di revisione, la maschera che si apre cliccando il pulsante Associa utente ad attività sarà leggermente diversa, perché non avrà i campi di gestione dei numeri di catalogo.

In entrambi i casi è possibile associare all’attività uno o più catalogatori, ma un solo verificatore scientifico.

Per il resto il procedimento sarà identico a quanto descritto sopra.

Il risultato

• Se l’associazione è avvenuta correttamente il sistema restituisce un messaggio di conferma ed invia all’utente associato un’e-mail in cui è indicata l’attività a cui è stato associato ed il ruolo affidatogli. Nel caso di incarico in attività di nuova catalogazione nell’e-mail verrà indicato anche il range di NCTN assegnato.

• Una volta conclusa l’operazione, l’utente avrà accesso alle attività a cui è stato associato tramite i link posti nella home page. Entrando nell’area di lavoro avrà a disposizione le funzioni peculiari del profilo assegnato.

L’associazione dell’utente all’attività può essere eliminata in qualsiasi momento l’amministratore lo ritenga opportuno, purchè all’interno dell’attività non ci siano schede in lavorazione. 

Per compiere questa operazione è necessario posizionarsi nella pagina di gestione delle attività e cliccare uno dei pulsanti corrispondenti alle liste di associazione degli utenti alle varie tipologie di attività.

Nel riepilogo della pagina sono elencate tutte le attività con i corrispondenti utenti associati; nel caso in cui l’elenco sia molto lungo l’amministratore può aiutarsi con la maschera di ricerca soprastante.

Dalla colonna Operazioni posta in corrispondenza del ruolo di ciascun utente, cliccare sul pulsante Operazioni.

Compare il comando Elimina con il quale è possibile eliminare l’associazione stabilita precedentemente.

Nel caso in cui ci siano schede in lavorazione all’interno dell’attività il sistema restituisce un messaggio di errore e non porta a termine l’operazione. In tal caso l’utente potrà o eliminare le schede presenti nell’attività oppure provvedere alle operazioni necessarie alla verifica scientifica.

Note

È possibile procedere all’associazione di un utente ad una attività anche dalla pagina di gestione delle attività, dai pulsanti in basso che  corrispondono alle liste di associazione degli utenti alle varie tipologie di attività (nuova catalogazione, digitalizzazione, revisione).

Cliccando su uno dei tre pulsanti si apre una nuova pagina in cui il sistema restituisce l’elenco delle attività create dall’ente, filtrate in base alla tipologia scelta e con i vari utenti associati.

Sulla barra in basso è presente il pulsante che permette l’associazione di un utente ad una delle attività presenti nell’elenco. Nella finestra che compare è necessario selezionare l’attività dal menù a tendina e procedere poi all’associazione dell’utente come descritto in precedenza.

Per le sole attività di nuova catalogazione il sistema permette, inoltre, di associare un utente ad una attività anche tramite gli strumenti di gestione utenti. Per far questo è necessario entrare nella sezione Utenti e profili > Utenti posta nel menù di sinistra. Si aprirà la pagina di gestione degli utenti con incarichi sull’ente che sta operando. Cliccare sul pulsante Lista completa utenti posto sulla barra inferiore: questo comando dà accesso all’elenco completo degli utenti registrati in SIGECweb, ordinati alfabeticamente per cognome.

Per agevolare la ricerca è possibile utilizzare la maschera posta sopra all’elenco, dopodiché cliccare su Ricerca utente.

Il sistema restituisce il risultato richiesto nella tabella sottostante, visualizzando una stringa con alcune informazioni relative all’utente in questione.

Dalla colonna Operazioni cliccare sul pulsante Associa utente ad attività.

Si apre la maschera attraverso la quale è possibile effettuare l’associazione (v. passaggi descritti sopra).