Associare un utente ad un Ente

Cosa

L’associazione di un utente ad un ente è l’operazione necessaria per definire il profilo che l’utente dovrà ricoprire all’interno di un determinato ente. Lo stesso utente può essere associato a più enti, ma nell’ambito dello stesso ente non può avere più di un profilo.

Chi

L’associazione dell’utente ad un ente viene effettuata dall’amministratore dell’ente competente o schedatore con cui si vuol determinare l’associazione,  o dall’Amministratore ICCD.

Per ciascun ente registrato in SIGECweb, l’Amministratore ICCD provvede inizialmente ad associare un funzionario referente, assegnandogli il profilo con cui in seguito potrà gestire autonomamente i propri utenti.

Quando

Si effettua nel momento in cui l’utente ha necessità di un profilo specifico per svolgere determinate funzioni all’interno di SIGECweb. I profili disponibili per un ente dipendono dalla tipologia di ente e dalle funzionalità disponibili per l’ente stesso. La funzione di associazione di un utente ad un ente non riguarda i profili di catalogatore e verificatore, anche se questi sono presenti nel menù a tendina dei profili associabili quando un utente viene associato ad un ente, pertanto non bisogna procedere all’associazione di catalogatori o verificatori scientifici ad un ente, nonostante il sistema lo consenta. Catalogatori e verificatori scientifici potranno invece essere associati alle attività di catalogazione e potranno ricevere un numero illimitato di incarichi di catalogazione anche all’interno dello stesso ente.

Come procedere

Per accedere alla funzione l’amministratore deve entrare nella sezione Utenti e profili > Utenti posta nel menù di sinistra. Si aprirà la pagina di gestione degli utenti che fanno capo all’ente, dove nel riepilogo  sono elencati tutti gli utenti già associati all’ente.

Cliccare sul pulsante Lista associazione utenti ad ente posto sulla barra inferiore.

Questo comando dà accesso alla pagina di gestione delle associazioni degli utenti all’ente. Per associare un utente ad un ente si può procedere cliccando sul pulsante Associa utente ad ente posto sulla barra inferiore.

Nella maschera che compare è necessario indicare il nome dell’utente da associare all’ente, scegliendolo dal menù a tendina (digitando il cognome nel campo corrispondente, il sistema provvede a selezionare gli utenti dall’elenco in base a quanto inserito. La ricerca dell’utente può essere effettuata inserendo almeno le prime quattro lettere del cognome, dopodiché va selezionato uno dei profili disponibili nel campo sottostante, espandibile con la freccetta nera laterale. In base al profilo scelto l’utente avrà a disposizione le funzioni che gli permetteranno di ricoprire il ruolo a lui assegnato.

Una volta inseriti i dati richiesti cliccare sul tasto Conferma posto in basso.

Il risultato

• Se l’associazione è avvenuta correttamente il sistema restituisce un messaggio di conferma ed invia il risultato dell’operazione all’indirizzo e-mail dell’utente, indicato al momento della registrazione.

• Se l’utente è già associato all’ente, anche con un profilo diverso da quello prescelto, il sistema comunica che non è possibile effettuare l’associazione, poiché ne è prevista solo una per ciascun ente.

Una volta conclusa l’operazione l’utente avrà accesso all’ente a cui è stato associato tramite il link posto nella home page. Entrando nell’area di lavoro avrà a disposizione le funzioni previste per il profilo scelto.

Un altro modo per associare un utente ad un ente è entrare nella sezione Utenti e profili > Utenti posta nel menù di sinistra, scegliere il tasto in basso Lista completa utenti, cercare l’utente che si vuole associare (aiutandosi se necessario con la finestra di ricerca in alto) e dal menù Operazioni posto nella riga relativa all’utente, scegliere la voce Associa utente ad ente. Procedere poi come sopra già descritto.

L’associazione dell’utente all’ente può essere eliminata in qualsiasi momento l’amministratore lo ritenga opportuno.

Per compiere questa operazione è necessario posizionarsi nella pagina di gestione delle associazioni degli utenti all’ente (v. passaggi descritti sopra, immagine 1).

Nel riepilogo della pagina sono elencati tutti gli utenti associati all’ente; nel caso in cui l’elenco sia molto lungo l’amministratore può aiutarsi con la maschera di ricerca soprastante.

Dalla colonna Operazioni posta in corrispondenza del nome di ciascun utente, cliccare sul pulsante Operazioni. Compare il comando Elimina con il quale è possibile eliminare l’associazione stabilita precedentemente.

L’utente non avrà più accesso alle funzioni previste dal profilo che gli era stato assegnato al momento dell’associazione all’ente, ma continuerà ad esistere nel sistema e sarà disponibile per altre eventuali associazioni, secondo quanto descritto sopra.