Storicizzare schede (Campagna di Revisione)

Cosa

La storicizzazione è un processo che consente di archiviare una scheda esistente in banca aggiornandola con una scheda che ha stesso codice univoco di catalogo (NCT), ma che contiene informazioni revisionate. Il processo di storicizzazione non effettua sostituzioni, è reversibile ed è sempre possibile visualizzare le vecchie versioni attraverso la “storia” della scheda. 

Chi

Il processo si attiva automaticamente quando un utente con incarico di Verificatore in una attività all’interno di una campagna di Revisione o di Digitalizzazione sottopone una scheda a verifica scientifica.

Quando

Condizione affinché il processo di storicizzazione si attivi è l’esistenza nella banca dati di una scheda con stesso codice univoco di catalogo (NCT). Per tale ragione la storicizzazione interessa principalmente le schede sottoposte a verifica scientifica nell’ambito di attività in campagne di revisione, ma può verificarsi anche all’interno di attività in campagne di digitalizzazione.

Per le campagne di catalogazione si presuppone l’utilizzo di nuovi codici e quindi l’assenza di schede con medesimo NCT all’interno della banca dati.

Come procedere

Il flusso della storicizzazione è diverso a seconda che si tratti di attività in campagna di revisione o di attività in campagna di digitalizzazione, e verrà separatamente descritto di seguito.

Quando un utente con incarico di catalogazione esegue l’invio in verifica di schede e allegati, se formalmente corretti [vedi mManuale Controllo Formale], il sistema esegue l’operazione mutando lo stato delle schede da IN LAVORAZIONE a INVIATE IN VERIFICA SCIENTIFICA.

Le schede che acquisiscono tale stato, non possono essere più modificate dal catalogatore, ma sono rese visibili e modificabili nell’area di lavoro dell’utente verificatore.

Navigando attraverso il menù ad albero del riepilogo dati, il verificatore accede all’indice delle schede disponibili nella sua area. Una volta aperto l’indice, può procedere al controllo e/o alla modifica del contenuto delle schede, all’eventuale rinvio delle stesse al catalogatore motivando il rifiuto se ritiene il contenuto non scientificamente corretto (in tale caso le schede riacquistano lo stato IN LAVORAZIONE), oppure proseguire con la Verifica Scientifica.

L’operazione di verifica scientifica può essere eseguita su singole schede o massivamente. Ai fini del processo di storicizzazione, ci si soffermerà sulla verifica scientifica di schede singole, rinviando al microManuale sulla Verifica Scientifica per un approfondimento sul flusso. Brevemente, per verificare scientificamente una scheda di catalogo, l’utente può selezionare la scheda dall’indice risultati mettendo una spunta nel quadratino della prima colonna (in presenza di più schede nell’indice) e cliccare sul tasto nella barra in basso degli strumenti. In alternativa può cliccare Verifica Scientificamente dal menù Operazioni.

In entrambi i casi il sistema consente di includere gli allegati (Entità, authority, contenitori) se sono presenti. 

Contestualmente all’esecuzione dell’operazione di Verifica Scientifica, il sistema avvia automaticamente il processo di storicizzazione effettuando una comparazione tra la scheda sottoposta a verifica e quella pre-esistente in banca dati con il medesimo numero di catalogo,  confrontando il contenuto di alcuni campi chiave. Verrà confrontata, ad esempio,  l’informazione sull’oggetto, sulla localizzazione e sulle date di creazione e aggiornamento della scheda. Si avvisa che la storicizzazione – e quindi il controllo di congruenza – agisce solamente al livello delle schede di catalogo e non degli allegati (Entità multimediali, authority file, contenitori) [per ulteriori chiarimenti vedi le NOTE]. 

Il risultato

1. Se il sistema non rileva alcuna incongruenza, storicizza automaticamente la versione presente in banca dati, notificando l’esito positivo

2. Qualora invece il sistema rilevi una o più incongruenze, notifica con un messaggio l’esito negativo.

La scheda viene resa disponibile in un apposito elenco - Riepilogo dati storicizzazione – dove risulterà visibile anche la scheda esistente in banca dati, con stato da Verificata Scientificamente in poi e con stesso NCT, affinché l’utente possa eventualmente confrontare il contenuto  utilizzando la funzione Compara Elementi Selezionati  in basso nella barra degli strumenti. 

L’utente in questa fase può optare per due soluzioni:

• Storicizzare la(e) schede agendo direttamente sul tasto Storicizzazione schede in basso nella barra degli strumenti; questa opzione consente di operare massivamente su un gruppo di schede inviate in verifica scientifica: il sistema verifica scientificamente le schede e storicizza quelle presenti in banca dati. 

• Storicizzare una scheda alla volta, selezionando dal menù Operazioni l’opzione Verifica scientificamente e Storicizza. In questo modo la scheda viene verificata e contestualmente viene storicizzata quella esistente in banca dati

Note

NOTA 1

se la scheda rimessa in lavorazione in una attività in una campagna di revisione non subisce alcuna modifica, sia in campi chiave sottoposti al controllo di congruenza, sia in campi non rilevanti ai fini della storicizzazione, il sistema non effettua la verifica scientifica, per cui la scheda rimane con lo stato di Inviata in Verifica scientifica, perché viene rilevata come SCHEDA IDENTICA.

NOTA 2

La funzione Verifica scientificamente e Storicizza è un’opzione è disponibile solo nel menù Operazioni delle schede con stato Inviate in Verifica scientifica, mentre non è presente negli altri casi di schede  con stato superiore. In nessun caso ha senso agire sulle schede inserite nel Riepilogo dati storicizzazione che hanno stato da Verificate scientificamente in poi, in quanto rese disponibili solo ed esclusivamente per la comparazione. Qualsiasi azione infatti su queste schede, pur se dichiarata eseguita dal sistema, non comporta né storicizzazione né modifica delle schede stesse.

NOTA 3

Nel caso in cui una scheda non sia congrua perché il messaggio fornito dal sistema indica “una migrazione implicita di competenza”, vuol dire che lo stesso NCT è utilizzato da un altro ente all’interno di SIGECweb e non è possibile confrontare la propria scheda con quella esistente in banca dati perché di competenza di un altro ente. Se non si possiede un’utenza in lettura di tutta la banca dati per poter effettuare la ricerca del NCT, ci si può rivolgere all’ICCD che può indicare quali siano le schede in banca dati con lo stesso NCT e supportare gli enti nell’eventuale attribuzione di nuovi NCT alle schede che risultino non congrue.