Gestire le relazioni gerarchiche tra schede con stesso NCT (BENE COMPLESSO)

Cosa

Il paragrafo RV – RELAZIONI è presente nei tracciati delle schede di catalogo di versione 3.00 e 3.01 e contiene i campi che consentono di esprimere le relazioni che intercorrono fra beni culturali catalogati e in particolare:

• il campo RVE - STRUTTURA COMPLESSA, per registrare le relazioni all’interno di un bene individuato e descritto come bene complesso (secondo la modalità comunemente definita “madre-figlia”);
• il campo RSE - RELAZIONI DIRETTE per registrare le relazioni più frequenti che intercorrono fra beni culturali diversi (= con NCT diversi), formalizzate in definizioni contenute in un apposito vocabolario chiuso;
• il campo ROZ – ALTRE RELAZIONI per registrare altri tipi di relazioni fra beni culturali diversi (= con NCT diversi).

Il campo RVE - STRUTTURA COMPLESSA si utilizza per quei beni (mobili, immobili o immateriali) che presentano una conformazione fisica e formale e/o un apparato figurativo, decorativo o organizzativo tali che, per chiarezza espositiva, possono essere “scomposti” articolando la catalogazione in una scheda di insieme (convenzionalmente chiamata “scheda madre”) e in “n” schede per le parti componenti (convenzionalmente chiamate “schede figlie”), sulla base della valutazione soggettiva del catalogatore.

La scheda di insieme contiene la descrizione generale del bene, mentre le schede per le parti componenti riguardano le informazioni specifiche relative ad ogni singola componente individuata: l’una e le altre devono appartenere tutte alla medesima tipologia (A, BDI, F, OA, RA, ecc.) e devono avere tutte il medesimo codice univoco nazionale NCT, in quanto si riferiscono ad un bene che, a prescindere dalla particolare modalità descrittiva applicata, viene considerato in modo unitario.

Ogni scheda utilizzata per la descrizione di un bene complesso ha comunque un proprio “identificativo univoco”, poiché al codice nazionale NCT che individua il bene (registrato nel paragrafo CD-CODICI) si aggiunge l’indicazione del “livello”, diverso per ogni scheda che fa parte dell’insieme, registrato nel sottocampo RVEL mediante un valore numerico:

• per la scheda di insieme (“scheda madre”) il valore da inserire è sempre 0;
• per le schede delle singole parti (“schede figlie”) vengono inseriti valori numerici progressivi 1, 2, 3 ecc., in base all’organizzazione gerarchica definita dal catalogatore.

Nel caso di ulteriori scomposizioni, la numerazione di ciascuna sottoparte rimanda al numero di livello attribuito alla scheda della parte cui si riferisce, seguito da un punto e quindi dal numero che indica il livello attribuito alla sottoparte componente stessa (1.1, 1.2, 1.3, …, 2.1, 2.2, 2.3, ecc.). Nel meccanismo della scomposizione è opportuno seguire un “verso” di lettura del bene (dal basso verso l’alto; secondo ordine orario o antiorario, ecc.) al fine di proporre una sequenza ordinata nella descrizione.

Esempi:

Il rapporto che intercorre fra il bene complesso nella sua interezza e ciascuna singola parte o sottoparte componente esprime la relazione reciproca “è composto da/ è componente di”. Sia le parti che le sottoparti dipendono tutte dalla scheda di insieme che descrive il bene complesso (quindi anche eventuali schede di sottoparti “puntano” direttamente alla scheda madre di riferimento).

Ogni scheda utilizzata per descrivere il bene complesso (sia la scheda madre, sia ciascuna scheda figlia) deve essere autoconsistente per quanto riguarda le informazioni obbligatorie previste dalla normativa utilizzata, per una corretta gestione informatizzata (coerenza delle informazioni, ricerche, trasferimenti di dati, ecc.).

Chi

La relazione gerarchica di un bene complesso può essere instaurata solo dal catalogatore, quando la scheda è nello stato “in lavorazione”.

Quando

La relazione gerarchica di un bene complesso può essere effettuata dal catalogatore in attività di nuova catalogazione, digitalizzazione o revisione, contestualmente alla compilazione della scheda del bene o in un secondo momento.

Come procedere

La prima operazione da fare è la creazione della scheda madre.

Il catalogatore deve accedere alla sezione Creazione, posta nel menù di sinistra, e scegliere dall’albero delle normative la tipologia di scheda che intende creare (l’esempio descritto nel presente micromanuale è fatto con una scheda A 3.00, ma è valido per qualsiasi altra normativa di versione 3.00 e 3.01 che preveda questo tipo di relazione).

Rispetto alla creazione di una scheda relativa ad un bene semplice (cioè un bene ritenuto unitario e non scomponibile,  descritto mediante un’unica scheda di catalogo), al momento della creazione della madre è necessario compilare con il valore 0 il campo RVEL, presente nella maschera che compare.

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Una volta cliccato il pulsante Crea scheda posto in basso, il sistema restituisce un messaggio di conferma dell’operazione: cliccare sì (a meno che il RVEL non sia stato compilato per errore. In tal caso cliccare no).

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A questo punto la struttura della scheda madre è creata ed il catalogatore procederà alla sua compilazione.

Dopo aver compilato la scheda madre con le informazioni generali relative al bene ed effettuato il salvataggio, il catalogatore può passare alla creazione e alla compilazione delle schede figlie.

Rispetto ad una scheda relativa ad un bene semplice, la creazione di una scheda madre fa sì che nella barra degli strumenti, posta nella parte inferiore della scheda, compaia il pulsante Crea scheda figlia, altrimenti non presente. Cliccare, quindi, il pulsante. 

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Il sistema aggiorna la pagina e ricarica nuovamente la scheda madre, come si vede dall’identificativo univoco in alto che presenta ancora il RVEL=0, ma in questa fase vengono predisposti gli strumenti necessari per poter creare la figlia.

Espandendo i paragrafi si può notare che in corrispondenza di ogni campo, sulla sinistra, è presente una casella. Spuntando le singole caselle il catalogatore può indicare quali sono i dati della madre che si vogliono riportare nella figlia, poiché quest’ultima, oltre alle informazioni specifiche che permettono l’approfondimento della parte del bene in questione, avrà anche una serie di informazioni comuni alla madre (vedi introduzione metodologica all’inizio del presente manuale). 

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Una volta indicate le informazioni da riportare nella figlia, è necessario compilare la stringa denominata RVEL scheda figlia presente nella barra degli strumenti posta in basso. Nel caso della prima figlia RVEL=1.

L’inserimento del RVEL rende attivi i due pulsanti laterali Elabora tutti e Elabora selezionati (cliccandoli senza la compilazione del RVEL non si ottiene alcun risultato).

• ELABORA TUTTI: significa che tutti i campi compilati nella madre vengono riportati nella figlia. In questo caso non è necessario spuntare le caselle corrispondenti ai campi della madre; tutte le informazioni verranno copiate ed il catalogatore potrà fare le opportune modifiche in un secondo momento.
• ELABORA SELEZIONATI: significa che vengono riportate nella scheda figlia solo le informazioni che sono state selezionate spuntando le caselle in corrispondenza dei campi. Dopodiché il catalogatore provvederà ad inserire i dati mancanti, specifici della figlia.

Cliccando uno dei due pulsanti viene generata la struttura della scheda figlia; l’identificativo univoco presenterà il RVEL della figlia (in questo caso uguale a 1) ed il catalogatore potrà procedere nella compilazione.

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Una volta effettuato il salvataggio, nella parte bassa della scheda viene aggiornata la situazione delle relazioni: cliccando sul link “Scheda Madre” (se siamo nella figlia) o “Schede Figlie” (se siamo nella madre) si visualizza l'elenco delle schede collegate a quella corrente.

In questo caso specifico, essendo nella madre, si può vedere la tabella di riepilogo relativa alla figlia con il tipo di relazione che intercorre tra le due schede ed alcune altre informazioni di base. Dalla colonna Operazioni è possibile visualizzare il contenuto della scheda figlia o accedere alla sua modifica, se lo stato lo consente (deve essere in lavorazione).

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La situazione delle relazioni è consultabile anche dalla colonna Collegamenti nel Riepilogo Dati, in cui sono elencati tutti i collegamenti che la scheda in questione ha con altre schede (schede di catalogo, authority o entità multimediali):

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Casi d'uso:

• Nel caso in cui il bene in esame presenti una struttura molto complessa, tale da richiedere la scomposizione in più parti per approfondirne correttamente la descrizione, il procedimento sarà esattamente identico a quello descritto sopra: partendo dalla madre si creeranno le ulteriori figlie, attribuendo valori diversi al RVEL di ciascuna di esse (RVEL= 2, 3, 4...).

Si veda nell'immagine l'esempio del riepilogo delle schede componenti, collegate ad una scheda madre.

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• Nel caso in cui si presenti la necessità di scendere ad un maggior dettaglio di approfondimento, si potrà procedere alla descrizione di sottoparti componenti (vedi introduzione metodologica all’inizio del presente manuale).  Anche in questo caso il procedimento seguirà i passaggi già descritti sopra: la nuova scheda verrà generata partendo SEMPRE dalla madre,  ma in questo caso il RVEL sarà valorizzato con 1.1 (nel caso in cui la scheda che si sta creando sia la prima sottoparte della prima figlia) o diversamente a seconda dei casi (1.2, 1.3, 2.1 ecc.).

Una volta salvata la scheda la situazione della madre sarà la seguente:

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NB: nelle figlie verrà visualizzato SOLO il rimando alla madre e non alle altre figlie.

Pertanto il “nodo di aggregazione” di tutte le schede che descrivono un bene complesso è costituito dalla  “scheda madre” (in altre parole, per  avere il riepilogo generale delle schede utilizzate per catalogare un bene complesso è necessario consultare la scheda di insieme).

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• Nel caso in cui un bene sia stato catalogato inizialmente come bene semplice e solo in un secondo momento il catalogatore ritenga opportuno approfondirne l’analisi applicando la struttura relazionale prevista per il bene complesso, è possibile modificare la scheda (questo caso d’uso è frequente nelle campagne di revisione).

Nel campo NCT si seleziona il pulsante Modifica corrispondente ad uno dei sottocampi (NCTR, NCTN, NCTS).

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Si apre la finestra per effettuare la modifica: valorizzare il campo RVEL con 0 e cliccare il pulsante Modifica scheda. A questo punto, avendo inserito il valore 0, vengono resi disponibili gli strumenti per creare le figlie, quindi si può procedere seguendo le operazioni descritte sopra.