Creare e gestire gli utenti

Cosa

La creazione degli utenti consiste nella registrazione dei fruitori di SIGECweb attraverso la compilazione di una scheda anagrafica. È un’operazione preventiva, necessaria per qualsiasi tipo di utilizzo di SIGECweb: solo gli utenti registrati hanno, infatti, la possibilità di accedere al sistema, sia per la gestione e la consultazione delle banche dati che per le attività di catalogazione vere e proprie.

Chi

La creazione degli utenti è un’operazione che spetta agli amministratori dei vari enti che operano in SIGECweb (Amministratori ICCD, Amministratori ECP, Amministratori ESC). Il primo amministratore di un ente viene registrato da ICCD.

Quando

Si effettua prima di qualsiasi utilizzo di SIGECweb da parte di un utente. Poiché la lista degli utenti nel sistema è unica, prima della registrazione è consigliabile che l’amministratore controlli che l’utente non sia stato già registrato in SIGECweb da amministratori di altri enti.

Come procedere

Per accedere alla funzione, l’amministratore deve entrare nella sezione  Utenti e profili > Utenti posta nel menù di sinistra. Si aprirà la pagina di gestione degli utenti e il sistema presenterà la lista degli utenti già associati all’ente. Prima di procedere alla registrazione di un nuovo utente, come anticipato sopra, è consigliabile cercare il nominativo dell’utente che si desidera registrare nel sistema nella Lista completa utenti, che contiene i nominativi di tutti gli utenti registrati nel SIGECweb (vedi più avanti le “funzioni di ricerca dell’utente”). Una volta verificato che non esiste, per procedere alla creazione di un nuovo utente cliccare sul pulsante Crea nuovo utente posto sulla barra inferiore.

Comparirà  una scheda in cui inserire i dati necessari alla registrazione del nuovo utente. I campi obbligatori sono evidenziati con un asterisco (*). Particolare attenzione deve essere posta nell’inserimento del codice fiscale, chiave univoca per l’identificazione di un utente nel sistema, e che sarà controllato per disambiguare eventuali utenti che abbiano identico nome e cognome.

Una volta compilati i campi della scheda cliccare sul pulsante Crea utente posto sulla barra inferiore.

In questa fase vengono definite le credenziali di accesso necessarie all’utente per entrare nel sistema: l’username viene attribuito automaticamente dal sistema ed è sempre nome.cognome dell’utente creato. La password viene assegnata dall’amministratore che sta provvedendo alla registrazione: si consiglia di impostare la password coincidente con nomecognome, per facilitare il primo accesso al sistema. In un secondo momento può essere cambiata a piacimento dall’utente (per le operazioni necessarie al cambio password clicca qui).

Il risultato

• Se ci sono degli errori nell’inserimento dei dati, il sistema segnala la mancata compilazione in corrispondenza del campo obbligatorio in questione.
• Se i campi obbligatori sono stati compilati correttamente, il sistema provvederà alla registrazione dell’utente, restituendo all’amministratore un messaggio di conferma dell’operazione.
• All’indirizzo e-mail inserito nella scheda verrà inviata una comunicazione con le credenziali di accesso (username e password)

È possibile allegare della documentazione ufficiale relativa all’utente in corso di registrazione (lettera di incarico o quant’altro).

Per effettuare questa operazione cliccare il pulsante Allegati posto sulla barra sotto la scheda di registrazione (v. sopra, immagine 2). Si aprirà una nuova pagina con i comandi, attraverso i quali sarà possibile allegare alla scheda un file scegliendolo con il pulsante Sfoglia e confermando l’operazione con il pulsante Allega.

I documenti allegati verranno posizionati nello spazio denominato Elenco allegati, posto sotto la scheda di registrazione.

Per accedere al documento cliccare il pulsante Allegati posto nella barra sottostante. Si accede nuovamente alla pagina da cui è possibile allegare i file, ma questa volta compare anche l’elenco degli allegati inseriti precedentemente.

Dal comando Operazioni, posto in corrispondenza di ogni singolo allegato, sarà possibile visualizzarne il contenuto od eliminarlo, tramite i pulsanti Visualizza ed Elimina.

Una volta concluse le operazioni di registrazione, l’utente è inserito ufficialmente nel sistema ed è disponibile sia per l’amministratore che lo ha creato, che per qualsiasi altro amministratore che lavora in SIGECweb.

Per poterlo ricercare nel sistema è necessario entrare nella sezione  Utenti e profili > Utenti posta nel menù di sinistra. Si aprirà la pagina di gestione degli utenti di competenza dell’ente che sta operando (v. sopra immagine 1).

È possibile anche cercare utenti che non siano stati registrati da un amministratore dell’ente su cui si sta operando: con il pulsante Lista completa utenti posto sulla barra inferiore si ha accesso all’elenco completo di tutti gli utenti registrati in SIGECweb, ordinati alfabeticamente per cognome.

Per agevolare la ricerca è possibile utilizzare la maschera posta sopra all’elenco. È necessario inserire il cognome dell’utente (o i primi 4 caratteri che compongono il  cognome dell’utente che si desidera ricercare) ed eventualmente raffinare la ricerca, personalizzando i criteri disponibili, dopodiché cliccare su Ricerca utente.

• Se l’utente in questione non è registrato nel sistema o se i criteri non sono stati indicati correttamente non viene restituito alcun risultato e lo spazio sottostante la maschera di ricerca appare vuoto. È  consigliabile effettuare una nuova ricerca per eliminare eventuali errori.
• Se l’utente è registrato e la ricerca è corretta il sistema restituisce quanto richiesto nella tabella sottostante, visualizzando una stringa con alcune informazioni relative all’utente in questione. 

Dalla colonna Operazioni, è possibile visualizzare la scheda dell’utente, apportare delle modifiche o associare l’utente alle attività o all’ente (per queste due ultime operazioni si rimanda ai relativi micromanuali).

Note

una volta che un utente è stato registrato nel sistema resterà disponibile per eventuali incarichi sia per l’ente che lo ha inserito che per gli altri enti che operano in SIGECweb. Un utente non può essere eliminato, ma su motivata richiesta può essere disabilitato dal sistema: al momento questa funzione è in carico soltanto agli amministratori ICCD.

Il sistema controlla l’univocità dei codici fiscali e dunque non  è possibile registrare nel sistema più utenti con lo stesso codice fiscale.

L’utente può accedere alla sua scheda di registrazione tramite il link [modifica anagrafica utente], posto in alto a sinistra nella schermata delle proprie aree di lavoro, per aggiornare o correggere le informazioni. Non è possibile modificare la username. In caso di aggiornamento dei dati il sistema non invia nessuna notifica via e-mail all’utente.

L’amministratore invece può accedere alla modifica delle schede di registrazione degli utenti dalla sezione Utenti e profili > Utenti posta nel menù di sinistra, scegliendo la voce Modifica nella colonna Operazioni del riepilogo della lista utenti.

Avvertenza: Al termine dell’operazione di registrazione l’amministratore dovrà provvedere all’associazione dell’utente creato all’ente o ad un’attività, in base al lavoro specifico che dovrà svolgere. L’associazione di un utente ad un ente, nonostante il sistema consenta la scelta anche dei profili di catalogatore e verificatore, è consigliata soltanto per i profili di amministratore, di utente in lettura o di utente in consultazione.

[per le operazione relative all’associazione dell’utente all’ente o all’attività si rimanda ai relativi micromanuali]

Se l’utente non viene associato ad un ente o ad una attività di catalogazione, benché abbia ricevuto correttamente le credenziali di accesso, pur effettuando correttamente il login non potrà accedere al sistema  e sarà visualizzato il seguente   il messaggio.